企業管理咨詢中，關于現代企業需要辦公室5S管理咨詢，解答如下：
    咨詢主題：現代企業需要辦公室5S管理
        辦公室5S管理幾乎都是針對個人素質、習慣、生活細節等方面的約束，這樣的約束經試驗驗證最有效果方法之一，辦公室5S管理的設定都是為了個人及公司的發展，只有養成良好地生活習慣機遇自會降臨于你。
給領導留個好印象，對自己未來的發展也會奠定基礎的
　　辦公室5S管理在對于個人的素質，習慣，生活細節等方面有很大的約束性，雖辦公司員工對這樣的約束有些抵制，但這樣的約束卻是經試驗驗證過的最有效果的方法之一，辦公室5S管理的設定都是為了個人及公司的發展，只有養成良好地生活習慣機遇自會降臨于你。
給領導留個好印象，對自己未來的發展也會奠定基礎的
　　（一）辦公室5S的內涵
　　辦公室5S工作也叫整理、整頓、清掃、清潔、素養。
辦公室5S不僅要求辦公室執行，也要求文員去做。
如果要做到對文件檔案、辦公區域以及辦公室進行良好的管理，必須進行5S行動。

　　1．整理
　　整理自己的辦公室，讓辦公室成為沒有雜物，能集中注意力進行工作的地方。
在辦公桌上擺放的一般是目前需要處理的文件，而其他的文件、過去的文件、將來的文件、目前還未涉及的文件，應該把它們收起來放到柜子里面，而且這樣的整理每天都要進行，不要把事務留到明天，要定期定制標簽標識，對文件要用紅顏色、綠顏色等標簽標識標記起來。

　　2．整頓
　　整頓自己的工作作風和工作流程，讓一切朝著能節約時間、增加效能的方向前進。
整頓包括收拾和整理辦公室，一般要在中午午餐吃飯前的時間做簡單整理，在下午下班前做徹底全面的整理。
有人習慣每天上班工作之前先整理打掃辦公室，搞衛生，擦桌子，然后泡壺茶，開始做許多很無聊的事情，結果不能很好地處理當天的工作，所以整理辦公室應該放在每次工作結束之后，這樣可以快速進入工作狀態，提升工作的效率。

　　3．清掃
　　將短期內不用的物品和文件歸檔，掃除工作障礙，營造快速進入工作狀態的環境。
及時地處理文件，建立適當的文檔系統，文件包括紙質文件、電腦文件等，日用品要定期進行更新，不要亂七八糟，保持辦公室的整潔，也是對工作時間的整理。

　　4．清潔
　　保持辦公氛圍的簡潔，使自己很快進入高效工作的狀態。
辦公室除了自己的辦公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不應弄得很舒服，最好簡單一點，沒有靠背也可以。
一般在總經理室、部門經理等處，經常會看到大班臺和中班臺，前面要放兩張椅子，這是浪費時間的標志。
如果要讓辦公室的工作簡單快速，應把這兩張椅子都撤掉，讓討論問題的人站著說話。
因為人站著說話的時候語速會比較快，比較簡潔，而如果讓其坐著說話，一般會泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢進入正題，慢慢發言，慢慢討論，時間就會在這“慢慢”的過程中被不知不覺地浪費掉了。

　　辦公室切忌放個人的照片、合家歡、女兒的照片、明星照片、自己愛好的羽毛球、網球拍、溜冰鞋等物品。
在工作時間，如果有必要應將它們收在柜子里面，且不應將無聊的雜志、晚報、參考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。
統計表明人在多數情況下是沒有辦法抵制住這些物品的誘惑的。
例如一看到《環球時報》的封面，認為第一個消息很有趣，決定要花5分鐘時間看一下。
結果往往是看完這一個，會接著再看另一個更好玩的消息，如此一來，就會忘記本職工作，工作時間實際就成為了閱報時間，當扎進到這些與工作無關的新聞里去的時候，時間就會快速流逝。
所以抵制住這種種誘惑，包括抽煙、喝咖啡、上午茶、下午茶等，實際是時間管理能否取得成效的重要因素。

　　5．素養
　　養成好的習慣，摒棄不良行為習慣對時間的侵蝕，讓時間成為自己所能掌控的有形資源。

　　在辦公室，人們經常會彼此說，“來來來，喝個上午茶”，“喝一杯咖啡”，“來來來，小周來抽根煙”。
在職場可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到衛生間或專門抽煙的房間抽煙，當受到這樣的邀請時，明明手頭有一個很重要的工作，但礙于別人的面子或交情，也就會暫時擱置工作而與別人一起喝茶、喝咖啡、抽煙，這就是時間浪費的開始。

　　一旦自己給予別人這樣的“面子”，便會使別人以為自己好交往，人比較隨和，與別人能打成一片，便會有更多的人來邀請你。
既然給了張三“面子”，也就不能不給李四“面子”，接下來會有王五，趙六等，自己的工作會被不停地打斷和干擾，這就是辦公室工作的怪圈。

　　不斷受到干擾和打斷，也包括接打電話。
必要時一定要讓助理接電話，自己如果要打電話，一定要拿著話筒站著打，不要坐著說話；如果自己要接電話，也要在接電話的同時就站起來，最好能對自己的電話有所規定，一般情況下接打電話不能超過5分鐘，如果沒有實質性談話內容，5分鐘一到就要果斷結束電話。

　　（二）辦公室的5S行動
　　綜上所述，辦公室的5S行動應該做到：
　　?在辦公桌上擺放目前手頭需要處理的文件；
　　?每天都整理，不要把事務留到明天，定制標簽標色；
　　?及時處理文件，建立相應的文檔系統；
　　?整理工作時間，保持辦公室整潔，經常整理文檔；
　　?避免被打斷，篩選電話，拿起話筒，不坐著說話。

　　（三）辦公室5S的適用范圍
　　?文件檔案；
　　?辦公區域；
　　?辦公室管理。

　　（四）辦公室的5S主要體現在：
　　1、將各種參考資料分門別類地擺放；
　　2、做好讀書筆記，以便有需要時采用；
　　3、將不同項目的文件及時歸檔存放。
特別是軟拷貝應采用明確的命名，并放在正確的目錄下，不同的版本以日期或版本號區別，以節省查找的時間；
　　4、郵箱應隨時清理，節省郵箱的空間。
有一個方法可以節約空間，如有重要的文件時，可在回復時加上原文，然后將原文刪掉。
這樣可以保證總是只保存一份拷貝。
另外，在發郵件時，盡量加上標題，這樣也可節省時間。

　　管理者時刻要牢記，自己工作中最重要的事情是：創造企業的價值、績效和利潤。

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